Нехватка времени – главное препятствие на пути к задуманному. Постоянно пребывая в погоне за результатом, не замечаешь, как пролетает очередной день. Если бы у меня было больше времени? Оправдывая неудачи, человек старается защитить себя от возникшего стресса. Но вскоре временный эффект рассеивается, наступает неминуемая апатия, хроническая усталость и снижение производительности. Времени всегда не хватает. Увеличение количества отведенных часов для выполнения важных задач не решит проблему. Единственно правильной окажется смена подхода к распределению времени. О чем постоянно твердит тайм-менеджмент.
Планирование – первый шаг к успеху
Согласно научным исследованиям: 10% времени, уделенного составлению предварительного плана, позволяет сэкономить до 90% времени на выполнение задачи. Что подтвердит каждый, кто добился поставленных целей, полагаясь на правильное управление временем согласно правилам тайм-менеджмента.
Ежедневное планирование повышает продуктивность. Но без должного подхода любой план будет лишь списком, который не возымеет должного эффекта. Как советует тайм-менеджмент, чтобы планирование принесло плоды следует:
• подобрать удобный инструмент для составления целей;
• разбить каждую задачу на мелкие составляющие;
• научиться расставлять приоритеты;
• избавиться от вредных привычек;
• отбросить сомнения и эмоции, касающиеся трудновыполнимой задачи.
В качестве инструмента тайм-менеджмента может быть использован не только блокнот, но и смартфон, планшет или другой гаджет с удобным программным обеспечением. Во время рабочего дня план может меняться. Он должен быть всегда под рукой и наглядно демонстрировать успешно завершенные подзадачи и общий прогресс выполнения.
Правило тайм-менеджмента: подробный план с фиксированным значением времени для каждой задачи позволяет увеличить производительность на 25%. Его эффективность выше, если он был составлен заранее.
Расстановка дел по приоритетности – Метод АБВГДСухой список дел не станет главным помощником для их выполнения. Правильная расстановка приоритетов в соответствие с тайм-менеджментом – навык, которым обязательно должен обладать успешный человек.
Здесь пригодится метод тайм-менеджмента, условно обозначаемый «АБВГД». Он довольно прост и позволяет ранжировать подзадачи в зависимости от важности. «А» – первостепенно важное дело, затем идут «Б», «В», «Г». Буквой «Д» отмечаются только те задачи, которые не существенны.
Если задач в определенной категории несколько, их стоит пометить цифрами, чтобы понять, на что стоит обратить внимание первым, вторым, третьим.
Принцип Эйзенхауэра – ключ к эффективной работе
Последовательная работа над планом позволяет избежать падений эффективности. Желание временно перейти к выполнению другой задачи, а затем вернуться, снижает продуктивность в 5 раз. Согласно методу, описанному Эйзенхауэром, следует составить матрицу, в которой дела будут размещены по следующим сегментам:
1. Срочные и важные;
2. Важные, но не срочные;
3. Срочные, но не важные;
4. Не срочные и не важные.
Первый сегмент требует первостепенного внимания. Эти задачи стоит решать в срочном порядке, чтобы избежать возможных проблем в будущем. Если дела важны, но не требуют сиюминутного выполнения, их можно выполнить позже, предусмотрев соответствующий временный резерв.
Срочные, но не важные дела следует делегировать между сотрудниками или избегать вовсе. Что же касается последней части, то матрица наглядно продемонстрирует, какие задачи можно удалить, чтобы повысить эффективность работы до максимума.
Принцип равновесия – залог стабильного психологического состояния
Психологическое состояние человека напрямую влияет на работоспособность. Значительное увеличение объема работы или отсутствие возможности выполнить запланированные дела в срок – все это может привести к панике и череде неправильных решений.
Быстро разобраться с проблемами позволит холодный разум. Проанализировав все без лишних эмоций, можно найти выход и незамедлительно приступить к работе.
Как утверждает тайм-менеджмент, нужно не забывать о равновесии. Отдаваясь работе до изнеможения, добиться результата не получится. Высокое напряжение лишь приведет к проблемам в здоровье и негативно скажется на общем времени, которое понадобится для выполнения поставленных задач.
Для того чтобы продуктивно выполнять установленные цели следует равномерно распределять время между работой, семьей, физическим развитием и отдыхом. Только умеренное сочетание позволит удерживать продуктивность без сбоев.
Существует немало информационных материалов, посвященных тайм-менеджменту. В них найдется много советов о том, как повысить эффективность работы. Воспользуйтесь правилами тайм-менеджмента, чтобы пополнить уже полученные знания и продолжить удерживать стабильно растущую продуктивность.